Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk pengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti: memberi map pada kumpulan arsip yang akan disimpan, menentukan kelompok arsip, memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap map, lalu menempatkan arsip-arsip tersebut dengan urutan tertentu di dalam lemari. Kalaupun hal-hal tersebut tidak seluruhnya dilakukan, paling tidak, semua lemari arsip menerapkan suatu aturan tertentu tentang bagaimana keseluruhan arsip-arsip tadi disusun. Yang paling sederhana, tentu, menyusun arsip-arsip tadi sesuai kedatangannya (kronologisnya) dan tanpa pengelompokan. Hampir tidak akan pernah kita jumpai adanya lemari arsip yang tidak memiliki aturan dalam penyusunan arsip-arsip di dalamnya.
Bahkan untuk sebuah lemari buku atau baju pun, secara alamiah, kita seringkali menerapkan suatu aturan tertentu dalam menyusun buku-buku atau baju-baju itu di dalam sebuah lemari.
Upaya penyusunan ini memang baru kita lakukan jika kita rasakan, bahwa buku atau baju tersebut sudah "cukup banyak". Mengapa hal-hal itu kita lakukan? Jawabannya sederhana: kita berharap agar pada suatu saat nanti, sewaktu kita bermaksud untuk mencari dan mengambil kembali arsip atau buku atau baju dari lemari masing-masing. kita dapat melakukannya dengan mudah dan cepat.
Dan itulah pula yang menjadi alasan awal tentang perlunya Basis Data.
